I documenti utili per una giusta gestione delle spese di rappresentanza

I documenti utili per una giusta gestione delle spese di rappresentanza

In ogni azienda, prima o poi, ci si chiede come funzionano i documenti per le spese di rappresentanza. La risposta, purtroppo, non è semplice.

Le attività con una forte componente sociale, le quali indicano i rapporti e le attività con i clienti e i fornitori, sono una parte fondamentale di ogni impresa. Esse però prevedono delle spese imponenti che però possono essere detratte, almeno in parte, al momento della propria dichiarazione dei redditi. Si ha, dunque, un calcolo del plafond relativo alla deducibilità delle spese di rappresentanza.

Scontrino, fattura o ricevuta fiscale?

Anche se sono strumenti simili si deve considerare che non possono essere usati tutti e tre per la detrazione fiscale. Ecco le differenze:

• Scontrino -> è documento anonimo che non contiene dati sulla persona che acquista ma solo e unicamente l’importo che viene incassato dall’attività.

Fa eccezione lo “scontrino parlante” che riporta dettagli maggiori  rispetto agli scontrini standard.

• Fattura -> è un documento che si emette a favore di soggetti muniti di partita Iva o, in casi specifici, anche a soggetti privati senza partita Iva. Essa comprende sia l’erogazione di servizi sia la fornitura dei beni. La sua peculiarità è il grado di dettaglio con cui vengono indicate le voci e la divisione tra totale netto (ovvero il prezzo senza IVA), l’imposta (cioè l’IVA) e il totale lordo (totale netto più IVA). Con questa divisione, la fattura, permette di capire quanto il soggetto abbia pagato di imponibile e di Iva per acquistare un bene o un servizio, da un singolo fornitore, in un determinato giorno.
• Ricevuta fiscale -> è un documento che indica la prestazione di servizi a soggetti privati con codice fiscale. Essa, a differenza dello scontrino che è anonimo, contiene dei dati personali di chi acquista.

Dato che l’IVA (ai fini della detraibilità) e le imposte dirette (deducibilità) sono coinvolte, nel trattamento fiscale, in egual modo per le spese alberghiere e di ristorazione esse hanno la possibilità, se correttamente documentate con fattura, di essere calcolate, come stabilito dall’articolo 19 D.P.R. 633/1972. Il discorso è valido sia per professionisti che per imprese. Se non si ha la fattura ma si hanno scontrini o ricevute fiscali si ha la possibilità di dedurre l’Iva che non è stata detratta dal reddito.

Si prevedono, però, delle limitazione alla detrazione dell’imposta delle spese di rappresentanza: “non è ammessa in detrazione l’imposta relativa alle spese di rappresentanza, come definite ai fini delle imposte sul reddito, tranne quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore ad euro cinquanta”.

Nella dichiarazione dei redditi

Con l’uso del modello unico per la propria dichiarazione dei redditi, le spese di rappresentanza, devono essere inserite nel rigo RF 43. Per ora è così ma sono possibili delle variazioni di posizione nel tempo.